Personální agenda

• personální agenda – evidence zaměstnanců,
• mzdová agenda – výpočet a výplata mezd,

Personalisté – kmenoví zaměstnanci ASPO,

Lokální manažeři – kmenoví zaměstnanci ASPO,

Mzdové účetní – kmenoví zaměstnanci ASPO,

Manažeři ASPO – kmenoví zaměstnanci ASPO,

Výrobce vstupních karet – externí zpracovatel.

• jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, RČ (identifikace osoby – plnění legislativních povinností),
• zdravotní pojišťovna (plnění legislativních povinností),
• ZPS, TZP (statistické účely),
• zdravotní způsobilost a identifikace lékaře vystavujícího zdravotní posudek (plnění legislativních povinností),
• adresa přechodného bydliště, telefon – nepovinné (oprávněný zájem pro komunikaci – zejména s ohledem na subjekt údajů),
• kontakt na blízkou osobu – nepovinné (pro případ nenadálé události, oprávněný zájem),
• vzdělání a kvalifikace (zařazení do platové třídy a stupně) včetně kopií dokladů o dosaženém vzdělání a certifikátů prokazujících dosažení odbornosti (plnění legislativních povinností),
• průběh dosavadního zaměstnání (poslední potvrzení o zaměstnání – plnění legislativních povinností),
• informace o důchodu (druh, od kdy, plnění legislativních povinností),
• srážky ze mzdy (jaké, kolik, plnění legislativních povinností),
• ČP nahrazující výpis z evidence Rejstříku trestů (oprávněný zájem pro vybrané pozice),
• bankovní ústav a číslo účtu (plnění legislativních povinností),
• podpis zaměstnance (uzavření smlouvy),
• identifikace vyživovaných osob (jméno, příjmení, RČ, pouze v případě uplatnění daňových odpočtů, plnění legislativních povinností),
• platový tarif (třída, stupeň, plnění legislativních povinností).

Všechny dokumenty personální agendy obsahují nějakou sadu výše uvedených údajů. Primárními dokumenty jsou pracovní smlouva, osobní dotazník a posudek zdravotní způsobilosti, ostatní dokumenty jsou identifikovány podle právní závaznosti buď jménem, příjmením, datem narození a podpisem, nebo pouze jménem a příjmením případně osobním číslem.

Plnění legislativních povinností:

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů,
• Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení,
• Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění,
• Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění,
• Zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění,
• Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
• Zákon č. 280/2009 Sb. daňový řád.

Oprávněný zájem – zpracování kontaktních informací a informací o blízkých osobách.

Elektronicky – personální a mzdový informační systém ABRA GEN.

Papírově – personální spis veden na personálním oddělení.

Informační systém ABRA GEN – šifrovaná databáze.

Příruční spisovna personálního oddělení – uzamykatelná skříň v uzamykatelné kanceláři.

ANO

• externí společnost zajišťující výrobu vstupních karet,
• poskytovatel zdravotnických služeb.

Česká správa sociálního zabezpečení,

Zdravotní pojišťovny zaměstnanců,

Finanční správa.

K listinným personálním spisům výhradně personalisté,

k datům v IS ABRA GEN personalisté, mzdové účetní a manažerské pozice.

Údaje zpracovávané v elektronické podobě:

• sdílené úložiště – řízená přístupová oprávnění pouze pro personalisty a vyšší management společnosti, přidělovaná dle nastavené role v organizaci,
• informační systém ABRA GEN – přístupnost pouze pro personalisty a mzdové účetní, systém je zajištěn přihlašovacími údaji unikátními na konkrétní osoby – neexistují sdílené účty.

Údaje zpracovávané v listinné podobě:

• ukládány výhradně v uzamykatelné skříni v uzamykatelné kanceláři personalistů,
• organizačně zajištěno pravidlo „čistého stolu“.