Ubytovací služby – bytový fond

2) Ubytovací služby – bytový fond

Název agendy	Ubytovací služby
Účel zpracování	Zajištění ubytování osob v objektech ASPO: v areálech s omezeným přístupem ve veřejně dostupných.
Kdo zpracovává	Účetní – kmenový zaměstnanec ASPO, Správce bytového fondu – kmenový zaměstnanec ASPO.
Subjekt údajů, jehož osobní údaje se zpracovávají	Ubytované osoby: občané České republiky, vojáci a osoby ve vztahu k Ministerstvu obrany ČR a jeho příspěvkovým organizacím.
Osobní údaje, které se zpracovávají	Občané ČR: jméno a příjmení (i nájemci bytových jednotek), adresa místa trvalého pobytu (i nájemci bytových jednotek), číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu, datum narození, kontaktní údaje – číslo telefonu, mobilního telefonu nebo e-mailová adresa podpis.
Právní titul a právní úprava	Pole datum narození – požadováno výhradně pro účely uzavření smlouvy pro dlouhodobě ubytované.
Popis, jak je subjekt údajů informován o zpracování	Ustanovením o ochraně osobních údajů ve smlouvě ( nájemci bytových jednotek) obsahujícím informace o zpracovateli, účelu a době zpracování.
Způsob zpracování (papírově, elektronicky)	Elektronicky v systému WinDom. Nájemní smlouvy s nájemci bytových jednotek v listinné formě u správce bytového fondu v uzamykatelné skříni v uzamykatelné kanceláři a ve formě elektronického záznamu v systému WinDom
Způsob uložení (kartotéka, informační systém – název)	Informační systém WinDom – šifrovaná databáze, příruční spisovny provozních ubytoven (uzamykatelná skříň v uzamykatelné kanceláři).
Využití zpracovatele údajů (ano/ne)	NE
Příjemce údajů	Statistické účely – zřizovatel (Ministerstvo obrany).
Předání do zahraničí (ano/ne)	NE
Přístupová oprávnění	Účetní – kompletní informace o ubytovaných osobách pro účely vymáhání pohledávek, Správce bytového fondu – kompletní informace o nájemcích bytových jednotek v systému WinDomy.
Popis opatření k zajištění požadované ochrany osobních údajů	Hierarchické nastavení přístupových oprávnění, šifrování databáze.
Doba uchování dle Spisového a skartačního řádu	V souladu s platnými legislativními předpisy – domovní knihu (případně dokumenty nebo záznamy nahrazující domovní knihu) uchovává ubytovatel po dobu 10 let od provedení posledního zápisu.